Rechnungsvorlage für Kleinunternehmer 2026 (kostenlos, mit § 19)
Ausfüllen, drucken, fertig: eine Rechnungsvorlage mit allen Pflichtangaben für Kleinunternehmer — wahlweise mit 19 % oder 7 % Umsatzsteuer, falls du nicht (mehr) unter § 19 fällst.
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Positionen
Deine Eingaben verlassen dein Gerät nicht. Die Beispielwerte kannst du einfach überschreiben.
Diese Angaben muss eine Kleinunternehmer-Rechnung enthalten
Seit 2025 gelten für Kleinunternehmer die Mindestangaben nach § 34a UStDV:
- vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden,
- deine Steuernummer, USt-IdNr. oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Art der Leistung,
- der Betrag in einer Summe und ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Eine fortlaufende Rechnungsnummer und das Leistungsdatum stehen in dieser Mindestliste nicht — sie gehören aber zur vollen Pflichtangaben-Liste nach § 14 Abs. 4 UStG und machen deine Buchhaltung deutlich einfacher. Die Vorlage enthält deshalb beide Felder.
Der Hinweis auf die Steuerbefreiung
Die IHK Hannover nennt als Beispielformulierung: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Genau dieser Satz steht in der Vorlage. Umsatzsteuer darfst du als Kleinunternehmer nicht ausweisen — sonst schuldest du sie dem Finanzamt.
PDF, Excel oder E-Rechnung?
Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur E-Rechnung ausgenommen (§ 34a UStDV), Papierrechnungen bleiben also möglich. Eine PDF per E-Mail ist laut Bundesfinanzministerium zulässig, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt. Ein einfaches PDF ist übrigens keine E-Rechnung — dafür braucht es strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD. Wer mehr als ein paar Rechnungen im Monat schreibt, spart sich mit einem Rechnungsprogramm das Abtippen (siehe unten).
Aufbewahren
Ein Doppel jeder Rechnung musst du acht Jahre aufbewahren (seit 2025, vorher zehn).
Du weißt noch nicht, ob du Kleinunternehmer bist? Der Kleinunternehmer-Rechner sagt es dir in zehn Sekunden.
Häufige Fragen
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Rechnungsnummer?
Die Mindestangaben nach § 34a UStDV nennen keine fortlaufende Rechnungsnummer. Sie gehört aber zu den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG und macht die Buchhaltung einfacher — die Vorlage enthält sie deshalb.
Welcher Satz muss auf die Rechnung?
Ein Hinweis auf die Steuerbefreiung. Beispiel der IHK: „Für diesen Umsatz gilt die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Darf ich die Rechnung als PDF per E-Mail schicken?
Ja, wenn der Empfänger diesem Format zustimmt (Bundesfinanzministerium). Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnung ausstellen; eine Papierrechnung geht also auch.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Acht Jahre (§ 14b UStG, seit 2025).